Verlof toekennen is eenvoudig als je twee dingen weet: hoeveel uur Soigné per dag verwacht en of de medewerker een hele periode vrij is of maar een paar losse dagen. Daarmee bepaal je hoeveel uur je invult.
Zo verdeelt Soigné de uren
Soigné verdeelt de contracturen over alle dagen van de maand, ook over weekenden en dagen waarop iemand niet is ingeroosterd.
Bij een contract van 40 uur per week is dat in oktober ongeveer 5:35 per dag en ongeveer 5:18 per dag bij een werkweek van 38 uur.
Per maand is dat een ander getal, omdat niet elke maand evenveel dagen heeft. Het totaal per maand blijft altijd hetzelfde: 173:20 bij 40 uur per week en 164:40 bij 38 uur. Zo krijgt een medewerker in een korte maand evenveel salaris als in een lange maand. In een korte maand telt een dag daarom zwaarder.
De verlofuren die je invult, worden gelijk over de verlofdagen verdeeld. Klopt het totaal, dan blijft het overurensaldo gelijk. Vul je te weinig in, dan gaat het verschil van het overurensaldo af . Vul je te veel in, dan bouwt de medewerker overuren op.
Hele weken of losse dagen?
Kijk eerst of de medewerker in de week van het verlof ook nog diensten werkt. Dat
bepaalt hoe je rekent.
Situatie | Wat vul je in | Voorbeeld (40 uur oktober) |
Hele week vrij: geen enkele dienst in die week | Alle dagen × de uren per dag die Soigné verwacht, ook de weekenden | Een week vrij = 7 × 5,59 = 39,14 uur |
Losse dagen: de medewerker werkt in diezelfde week ook diensten | De uren die de medewerker die dag gewerkt zou hebben: de geplande dienst, of de contracturen gedeeld door het aantal werkdagen per week | 40 uur over 4 werkdagen, 1 dag vrij = 10 uur |
Waarom het verschil?
Bij een losse vrije dag werkt de medewerker de rest van de week gewoon. Vul je dan alleen 5,59 uur in, dan mist hij uren, terwijl hij een volledige werkdag (a 10 uur) vrij had.
Begint of eindigt een lange periode halverwege een week?
Reken de week waarin hij nog werkt als losse dagen
De weken daarna als hele weken.
Tel alles bij elkaar op: dat is het totaal dat je invult.
Zo vul je het verlof in
Kies de rekenmethode. Hele weken of losse dagen, zie hierboven.
Lees het aantal uren per dag af (alleen bij hele weken). Open het urenoverzicht van de medewerker in de maand van het verlof . Kijk bij een dag zonder uren (grijs, zonder dienst) in de kolom Overuren (Overtime). Daar staat een min-waarde, bijvoorbeeld −5:35. Dat is het aantal uren per dag dat Soigné die maand verwacht. Je kunt ook de tabel hieronder gebruiken.
Reken het totaal uit.
Hele weken: aantal dagen × uren per dag. Tel alle dagen, ook de weekenden. Een verlofweek is dus 7 dagen, geen 5.
Losse dagen: aantal gemiste werkdagen × uren per werkdag of de uren van de geplande diensten.
Zet om naar decimalen. Het veld rekent met decimalen. Minuten deel je door 60, dus 55 minuten is 0,92 uur. In de tabellen hieronder staan de getallen al uitgerekend.
Controleer het
Hele weken: staat er op de verlofdagen in de kolom Overuren 0:00, dan klopt het. Staat er nog een min, bijvoorbeeld −0:42, dan heb je te weinig uren ingevuld.
Losse dagen: kijk naar het weektotaal in de kolom Overuren, niet naar de dag zelf. Dat hoort rond 0 uit te komen, plus of min de uren die de medewerker die week meer of minder heeft gewerkt.
Klopt het niet? Pas het ingevoerde verlof aan op de profiel van de medewerker via Bewerken (Edit).
Hoeveel uur verwacht Soigné per dag?
De uren per dag hangen af van de lengte van de maand. Bij 40 uur per week is het totaal 173:20 per maand, bij 38 uur 164:40. Dat wordt gedeeld door het aantal dagen van de maand. Het getal tussen haakjes is hetzelfde in decimalen, zoals je het invult.
Dagen in de maand | Maanden | 40 uur per week | 38 uur per week |
31 | jan, mrt, mei, jul, aug, okt, dec | 5:35 (5,59) | 5:18 (5,31) |
30 | apr, jun, sep, nov | 5:46 (5,78) | 5:29 (5,49) |
28 | feb | 6:11 (6,19) | 5:52 (5,88) |
Andere contracturen, of februari in een schrikkeljaar? Lees het aantal uren per dag af in het urenoverzicht van de medewerker.
Wat vul je in bij hele weken verlof?
Tel altijd alle 7 dagen van de week, ook de weekenden.
Dagen in de maand | 40 uur, 1 week | 40 uur, 2 weken | 38 uur, 1 week | 38 uur, 2 weken |
31 | 39,14 (39:08) | 78,28 (78:17) | 37,18 (37:11) | 74,37 (74:22) |
30 | 40,44 (40:27) | 80,89 (80:53) | 38,42 (38:25) | 76,84 (76:51) |
28 |
| 43,33 (43:20) 86,67 (86:40) | 41,17 (41:10) | 82,33 (82:20) |
Een week verlof is niet altijd precies 40:00. Dat komt doordat een maand geen vier gelijke weken heeft: de uren worden per dag berekend en pas over de hele maand komt het precies uit.
Voorbeelden
De voorbeelden gaan uit van 40 uur en van 38 uur per week. De uren per dag staan in de tabellen hierboven.
Hele week vrij in oktober, 40 uur. De medewerker werkt die week geen enkele dienst. Je vult 39,14 uur in (7 dagen).
Verlof dat valt in twee maanden, 40 uur. Een hele week vrij van maandag 28 september t/m zondag 4 oktober telt 3 dagen in september en 4 dagen in oktober. Maak voor elke maand een aparte boeking: 17,33 uur voor september en 22,37 uur voor oktober.
Hele week vrij in oktober, 38 uur. De medewerker werkt die week geen enkele dienst. Je vult 37,18 uur in (7 dagen).
Verlof dat valt in twee maanden, 38 uur. Dezelfde week, van maandag 28 september t/m zondag 4 oktober: 16,47 uur voor de 3 dagen in september en 21,25 uur voor de 4 dagen in oktober, in twee aparte boekingen.
Veelgemaakte fouten
Een losse dag invullen als 5,59 uur. Werkt de medewerker de rest van de week gewoon, vul dan de uren van de gemiste werkdag in, bijvoorbeeld 10 uur.
Bij hele weken alleen werkdagen tellen. Een week vrij is 7 dagen, ook als de medewerker maar 4 of 5 dagen per week werkt.
Delen door 4 weken. Een maand heeft geen 4 weken. Reken altijd met het aantal dagen.
Ziekte-uren per week. Geef je ziekte-uren per week in? Tel dan de dagen van die week die in de maand vallen, en vermenigvuldig met het aantal uren per dag. Loopt een week over twee maanden, tel dan alleen de dagen van de maand zelf
Naar één dag kijken. Op gewerkte dagen staat vaak een plus, op verlofdagen en vrije dagen een min. Kijk daarom altijd naar het saldo over de hele week of periode, niet naar één dag.